Artykuły o technologiach IT, programowaniu, testowaniu i nie tylko

Przekonany, że każdy Scrum Master poszukuje interesujących, czasem szalonych pomysłów na retrospektywę, postanowiłem podzielić się jedną z moich autorskich technik, a nieco sportowej nazwie: Workout RETRO. Starałem ująć w niej wszystko, co jest istotą i celem retrospektywy sprintu, by była:

– okazją dla Zespołu Scrumowego do przeprowadzenia inspekcji swoich działań i opracowania planu usprawnień, który zostanie wcielony w życie w najbliższym Sprincie.

oraz stanowiła przestrzeń do sprawdzenia, co działo się w ostatnim Sprincie, biorąc pod uwagę ludzi, relacje, procesy i narzędzia, zidentyfikowanie i uporządkowanie istotnych elementów, które sprawdziły się w działaniu oraz tych, które kwalifikują się do usprawnienia, stworzenie planu wprowadzania w życie usprawnień sposobu wykonywania pracy przez Zespół Scrumowy.

… chcąc przy tym zaskoczyć zespół i zorganizować coś „świeżego”.

Technika WORKOUT RETRO (NO PAIN NO GAIN)

retrospektywa-zespolu

Technika powstała w momencie, kiedy szukałem sposobu przeprowadzenia spotkania dla zespołu, który się mocno rozrósł i liczył aż 8 osób. Chciałem,aby każdy z członków zespołu scrumowego miał możliwość oraz przestrzeń do wyrażenia swoich potrzeb czy problemów oraz aby było również pewnego rodzaju energetykiem dla zespołu.

Na pomysł wpadłem, kiedy rozpoczynałem swoją karierę na zajęciach z crossfitu. Zajęcia bardzo przypadły mi do gustu, a w szczególności PROCES jak dane zajęcia się odbywają. Zwróciłem uwagę na 5 aspektów takich zajęć:
1. Każdy z obecnych wykonał wszystkie zaplanowane ćwiczenia
2. 15 osobowa grupa jedną serię ćwiczeń wykonało w zaledwie 15 min 🙂
3. Każdy z ćwiczących realizował dane ćwiczenie w ramach własnych możliwości (tempo, liczba powtórzeń), miał do tego swobodę oraz bezpieczną przestrzeń
4. Jedyne co potrzebował trener to stoper, aby każde zadanie rozpoczynało się i kończyło w ustalonym timeboxie
5. Tempo i różnorodność wszystkim się mega podobało i motywowało do działania.

Tak powstała technika WORKOUT RETRO – NO PAIN NO GAIN, która ma za zadanie zebranie danych (w etapie tym zbierane są tematy oraz informacje, które są istotne z punktu widzenia członków zespołu).

1. Input do spotkania

Przed spotkaniem przygotowujemy stacje ćwiczebne, najlepiej tyle stacji ilu jest uczestników warsztatu.
Stacje najlepiej dostosować do aktualnych potrzeb zespołu. Oto przykład:

  • Gallup (wypełnienie ankiety) – bardzo fajnie sprawdza się interaktywna wersja
  • Co mi się w tej iteracji podobało – satysfakcja z wykonanej pracy?
  • Kogo i za co chciałbyś docenić?
  • Czego się nauczyłem w tej iteracji (fajne, ciekawe, ambitne) max 3 szt?
  • Co w tej iteracji zawiodło?
  • Co chciałbym wdrożyć w kolejnej iteracji aby cel był na 100%?

To jedynie przykład, można ćwiczenia pomieszać dodatkowo z łamigłówkami czy prawdziwymi ćwiczeniami. Wówczas warto aby spisywać wyniki takich ćwiczeń, a za zwycięstwo wymyśleć ciekawą nagrodę np: bonus.ly +10.
Na jednym z retro testowałem sytuację by liczba workoutów była mniejsza niż liczba uczestników, wówczas jest czas na odetchnięcie. (kawkę, herbatkę itd.)

Ćwiczenia drukujemy, łącznie z szczegółowym opisem. Ćwiczenia / stacje robocze są tajne aż do momentu wykonywania poszczególnych zadań przez uczestników.
2. Przebieg spotkania

  • Przygotowane stacje rozkładamy w sali, gdzie będzie odbywać się retro. Do każdej stacji przygotowujemy wcześniej narzędzia (np: komputer, karteczki, pisaki, puzzle itp).
  • Stacje oznaczamy numerkami, a same opisy układamy tak aby były niewidoczne aż do momentu rozpoczęcia ćwiczenia.
  • Ustalamy TIMEBOX, max 3 min ( w zupełności wystarczy) na jedno ćwiczenie. Po tym czasie, moderator przerywa i następuje zmiana stacji.
  • Kontynuujemy aż do momentu, kiedy każdy z uczestników „zaliczy” każdą ze stacji. Bardzo fajnie, sprawdza się również model pracy w parach nad zadaniem, co dodatkowo cementuje zespół.
  • Następnie moderator omawia po kolei każdą ze stacji a wygenerowane przez uczestników AP’s są prezentowane przez moderatora, lub chętnego z grupy. Każdy task warto wyjaśnić jeżeli wymaga tego sytuacja.
  • Po omówieniu tasków z danej stacji moderator podsumowuje, cel ćwiczenia i jakie osiągnęliśmy wyniki.
  • Warto aby ostatnią omawianą stacją była stacja z wygenerowanymi akcjami.

Uwaga: akcji może być bardzo dużo i na to trzeba uważać aby starczyło czasu na jej omówienie.

Moderator przez cały czas kontroluje czas, za każdym razem odlicza i informuje o upłynięciu kolejnych 30 s. (aspekt motywujący)

A teraz jak wygląda w praktyce retrospektywa z wykorzystaniem tej techniki:
AGENDA
1. Wstęp 5 min.
2. Posegregowanie osób i przypisanie im stanowisk 2 min.
3. WORKOUT liczba uczestników x max 3 min. ( 5 osób x 3 min = 15 min WOW)
4. Omówienie stacji liczba stacji x 5 – 10 min. (ostatnia stacja z akcjami zajmuje najwięcej i warto tutaj przewidzieć więcej czasu)
5. ROTI

* Kto od czego zaczyna? Bardzo fajnym sposobem jest poszeregowanie uczestników np: wg stażu i przypisanie im na starcie numerów stacji.
* Na karteczkach z opisem warto wspomnieć, że jeżeli osoba chce zostać anonimowa nie zostawia inicjałów, wówczas kartka nie podlega dodatkowemu wyjaśnieniu a grupa szanuje anonimowość.
* Stacje najlepiej aby rozlokować po całej sali tak aby każdy miał miejsce do swobodnej wypowiedzi (bywają trudne tematy i moderator musi zapewnić bezpieczne środowisko).
* Warto aby jedna ze stacji była przewidziana na wygenerowanie konkretnych akcji do wykonania na najbliższą iteracje.
* Fajnie aby każda stacja oprócz zadania miała jakieś ciekawe ćwiczenie np przed rozpoczęciem zadania odpręż się i rozluźnij nadgarstki przez pierwsze 30 s ćwiczenia.
* Warto aby każdy z grupy prezentował po jednej ze stacji.
* Dobrze zadbać o to aby każda ze stacji była opisywana na jednym kolorze karteczek tak aby potem było bardzo łatwo tym zarządzać.
Największe zalety
Samo ćwiczenie jest bardzo krótkie i dynamiczne. Nie ma czasu nad rozwlekaniem się i rozmyślanie, albo uczestnik wie albo zostawia stację bez wykonania zadania. Pozwala to z automatu na wygenerowanie naprawdę ważnych tasków (nic na siłę). Dodatkowo motywuje i angażuje zespół, dużo fajnych emocji podczas odkrywania kolejnych stacji (warto aby były to ciekawe zadania). Świetnie sprawdzają się takie stacje jak: puzzle, lego, pompki czy zbuduj wieżę – aka „marshmallow challenge”. Takie ćwiczenia dają zastrzyk energii do dalszej części spotkania.
Największe minusy
Akcji i tasków do omówienia może być na tyle dużo, że ciężko będzie je wszystkie omówić. Możliwe że trzeba będzie się posiłkować pracą w grupach lub metodą 3 kropek.

Zachęcam do wypróbowania i dowolnej modernizacji tej techniki, chętnie dowiemy się jak Wam wyszło i jakie macie wnioski. Podzielcie się tym w komentarzu.

Mimo najciekawszych technik na retrospektywę, dla mnie, jako Scrum Mastera kluczowe jest przygotowanie do takiego spotkania, codzienna obserwacja zespołu i ich pracy. Dzięki temu wnioski i pomysły stworzą się same. Ogromną rolę odgrywa postawa Scrum Mastera, który potrafi stworzyć przestrzeń do poruszenia przez członków zespołu ważnych tematów i który przygotowany jest na różne scenariusze spotkania. Wskazując na konkretnych przykładach, co się wydarzyło w sprincie, co można usprawnić.
Serdecznie zapraszam do komentowania i dzielenia się waszym doświadczeniem. Mam nadzieję, że opisane przeze mnie technika przypadnie wam do gustu, albo chociaż zainspiruje do stworzenia własnej autorskiej metody na przeprowadzenie retrospektywy w zespole.


  • Paweł Czaja

    Kreatywne i ciekawe. Można pozenic wiele potrzeb na jednym retro

    • Łukasz Osiadły

      Dzięki za komentarz 😉 warto spróbować, świetnie nadaje się jak mamy ważną ankietkę do przeprowadzenia a jej wyniki chcemy na tym samym spotkaniu omówić 😉

  • Marcin Chyła

    Łukasz, jak chcesz wykorzystać Gallupa bo nie zrozumiałem lub nie opisałeś.

    • Łukasz Osiadły

      G12 jest jedynie przykładem, który wykorzystałem na retro w celu poznania zdrowia zespołu. Przykład ten podałem aby pokazać, że ta technika pozwala zagospodarować przestrzeń również do wypełnienia ankiet, których mamy sporo (np dobrym motywem jest wpleść ankiety np satysfakcji pracowników w celu poprawy jakości pracy w organizacji). Pozdrawiam Marcinie i dzięki za zainteresowanie.

Nawigacja