Artykuły o technologiach IT, programowaniu, testowaniu i nie tylko

Podczas swojej pracy jako Scrum Master spotkałem się z tym pytaniem i postanowiłem odpowiedzieć na nie w tym artykule. Niezależnie od tego jaki temat chcemy załatwić, będzie on wymagał komunikacji z innymi osobami. Są różne kanały komunikacyjne i dyskusja na spotkaniu jest jednym z nich. Chcąc “załatwić temat bez spotkania”, powinniśmy mieć świadomość ograniczeń innych form komunikacji i ryzyk jakie się za nimi kryją.

answer-email

Efektywność kanałów komunikacji

Różne kanały komunikacji mają różny stopień “efektywności”. Część z nich jest formą dokumentacji (np. konwersacja przez maila, statyczna strona), a inna komunikacją z interakcją na różnych poziomach (np. rozmowa poprzez komunikator lub rozmowa w cztery oczy). Między tymi kanałami istnieją istotne różnice, które wpływają na ich efektywność.

Dla przykładu, podczas rozmowy telefonicznej nie możemy zobaczyć mimiki i gestów rozmówcy i jedynie z tonacji głosu możemy spróbować odczytywać emocje rozmówcy, natomiast podczas konwersacji mailowej, długi czas oczekiwania na odpowiedź sprawia, że każde nieprecyzyjne (niezrozumiałe) stwierdzenie w mailu wydłuża znacznie czas potrzebny na ‚załatwienie tematu’.

rys-1

 

Na powyższym wykresie możecie zobaczyć jak wygląda efektywność kanałów komunikacji oraz ich “bogatość” (Media Richness Theory). Wykres ten bazuje na modelach komunikacji opisanych przez Alistaira Cockburn’a w książce Agile Software Development.

Jak widać najbardziej efektywnym kanałem komunikacji jest rozmowa twarzą w twarz przeprowadzona z użyciem narzędzi do rysowania. Za najmniej efektywną – statyczny zapis bez określonego adresata (np strona internetowa).

Cechy kanałów komunikacji

Poza samą efektywnością, kanały komunikacji mają pewne cechy. Jeśli interesariusze z którymi chcemy “załatwić temat” są rozproszeni, to z oczywistych powodów sytuacja ta ogranicza nam możliwości. Jeśli zależy nam na utrwaleniu konwersacji ograniczamy ilość form jeszcze bardziej (diagram poniżej).

rys-2

 

A więc jak załatwić temat bez spotkania?

Wiele zależy od tematu załatwienia.

Jeśli chcemy przekazać informację grupie osób, wpis na forum czy wysłanie maila powinno wystarczyć. Dla pewności jednak polecam przekazanie skróconej informacji bezpośrednio u adresatów (najlepiej w miejscu i czasie kiedy wszyscy są razem).

Jeśli chcemy uzyskać feedback na temat przygotowanego “materiału” w dokumencie, być może udostępnienie go zainteresowanym osobom z możliwością komentowania może wystarczyć.

Jeśli chcemy aby grupa osób dokonała pewnego wyboru lub coś oceniła, przygotujmy i wyślijmy ankietę.

W podjęciu decyzji czy przeprowadzić spotkanie czy może podjąć inne działania może pomóc nam poniższy schemat.

 

rys-3

Jak dobrze przygotować spotkanie?
Zanim jednak wyślemy zaproszenie warto abyśmy odpowiedzieli sobie na poniższe pytania:

  • Z czym chcemy wyjść ze spotkania?

Określenie celu spotkania pomoże skupić się uczestnikom na jego osiągnięciu a nam lepiej do niego przygotować. Dodatkowo pod koniec spotkania będziemy mogli zweryfikować czy go osiągnęliśmy i czy nie są potrzebne dodatkowe działania, które możemy zapisać w postaci akcji przypisanych do uczestników.

  • Czy faktycznie wszyscy muszą zainteresowani muszą być na spotkaniu?

Być może wystarczy spotkać się z jedną – trzema osobami aby załatwić sprawę. Ograniczmy ilość uczestników do minimum i upewnijmy się że są to osoby decyzyjne, posiadające kompetencje i wnoszące wiedzę ułatwiającą podjęcie decyzji.

  • Jak uczestnicy mogą się przygotować?

Zastanówmy się jaką wiedzę czy materiały potrzebują uzyskać uczestnicy, abyśmy mogli na spotkaniu podjąć kluczowe decyzje.

  • Jaki będzie plan spotkania?

Aby spotkanie było efektywne musimy ubrać je w pewne ramy, którymi jest agenda i techniki wykorzystane w poszczególnych punktach spotkania. Jeśli nie mamy doświadczenia w przygotowaniu spotkań, poprośmy kogoś z otoczenia o pomoc. W naszej organizacji Scrum Masterzy na pewno Wam nie odmówią.

  • Kto będzie moderatorem?

Zarówno przygotowanie spotkania, tak samo moderowanie dyskusji wymaga pewnych umiejętności i czujności. Jeśli chcemy zaangażować się w dyskusję to powinniśmy zrezygnować z moderacji spotkania, ponieważ nie będziemy mogli się na nim skupić a zebrane osoby zboczą z tematu.

Podsumowując – załatwiajmy tematy używając odpowiedniego i możliwie najbardziej efektywnego sposobu komunikacji, dopasowanego do potrzeb. Jeśli już organizujemy spotkanie, to róbmy to odpowiedzialnie, nie marnując czasu jego uczestników.


Nawigacja